Cách viết hợp đồng ngoại thương và các hợp đồng mẫu

CÁCH VIẾT HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG VÀ CÁC HỢP ĐỒNG MẪUHợp đồng ngoại thuơng rất quan trọng bởi nó là kết quả của một quá trình đàm phán ( Gồm 5 giai đoạn :Chuẩn bị ,Tiếp xúc, Đàm phán, Ký kết hợp đồng, Rút kinh nghiệm). Hợp đồng ngoại thuơng là cơ sở để ngân hàng mở L/C và đảm bảo cho nhà nhập khẩu khả năng nhận được đúng, và đầy đủ hàng hóa, vể phía nhà xuất khẩu là cơ sở để đảm bảo đuợc thanh toán. Hợp đông còn là cơ sở pháp lý để giải quyết các tranh chấ, khiếu nại nếu có về sau giữa bên mua và bên bánPHẦM MỞ ĐẦU Hợp đồng mở đầu bằng chữ CONTRACT hay SALES CONTRACT, cách thứ nhất thông dụng hơn Tiếp đó là số hợp đồng: No Ngày ký hợp đồng : Date : Tiếp theo là : Ho Chi Minh city, S.Viêt Nam (Vị trí ký hợp đồng) Giữa : Beetween Công ty: company Địa chỉ : address Số điện thoại......Fax .....Tel.... Fax..... Đại diện bởi ......chức vụ .....Presented by ...position ... Sau đây gọi là bên bán: Hereinafter called "The Seller" Và.....And Công ty: company Địa chỉ : address Số điện thoại......Fax .....Tel.... Fax..... Đại diện bởi ......chức vụ .....Presented by ...position ... Sau đây gọi là bên mua: Hereinafter called "The Buyer" Hai bên đồng ý ký vào hợp đồng này với các điều khỏan và điều kiện sau : The two parties have agreed to sign this contract covering the following terms and conditions : Ngoài ra, người ta cũng có thể dùng các câu sau :It has been matually agreed to the sale and purchase of ...on the terms and conditions as follows: hoặc Both sides have matually agreed to enter this contract on the following terms and conditions: hoặcIt is mutually agreed that the Seller sells and the uyer buys commodities on the following terms and conditions: PHẦM NỘI DUNG Sau phần mở đầu là đi vào phần nội dung của hợp đồng : Về cơ bản : Hợp đồng phải có các điều khỏan sau : 1.Commodity : Tên thương mại của hàng hóa mua bán, phải ghi rõ xuất xứ hàng hóa, đối với các loại ngũ cốc thì còn có vụ mùa nào, loại nào 2.Quality (Specification) : Ở đây ghi rõ chất lượng yêu cầu cụ thể đối với từng lọai hàng hóa Giữa 2 mục này và có thể nhiều mục khác có thể được gộp chung lại nhưng nhất thiết phải có .Để rõ hơn ta có thể lấy ví dụ : Gạo :Rice Ta ghi như sau : 1.Commodity : Viet Nam long grain white rice 2.Quality : -Moisture : 15% max -Độ ẩm -Foreign matter : 5% max -Tạp chất -Crop :2006-2007 -Brokens : 15% max Hay Phân urê 1. Commodity : Urea fertilizer Origin : Indonesia Xuất xứ 2.Specification : Moisture : 0.5% max Biuret : 1% max Nitrogen : 46% min Color :White Free flowing: Treated with Anti -Caking Cà phê : Coffee 1.Commodity : Robusta coffee grade 1, origin Daklak provice Viet Nam 2.Quality: Crop : 2007 Moisture : 2% max Impurities : 1% max Black broken coffee bean : 2% max Coffee bean on sieve 13 (6 mm): 90% min Quần áo : Phải kẻ bảng ghi rõ : Discription of goods-Cat-Quantity (PCS)-U.Price(USD)-Amount (USD) Total Tổng số Tổng số Say: US Dollar .....Tổng số tiền only -The price is FOB HOCHIMINH PORT(incoterms 2000) -5% more or less in quality and value are acceptable at Buyer''''s option Lưu ý : Ở đây chỉ là một ví dụ, ta có thể viết khác đi cũng đuợc nhưng lưu ý ở ví dụ trên điều khoản giá và khối lượng đã được đưa vào luôn trong hợp đồng Thép : 1.Commodity : Prime overrolled hot dip galvanized steel sheet in coil Thép cuốn mạ kẽm cán nóng dạng cuộn 2.Quality : non-magnetic, prime quality Hay ta có thể gộp 2 điều khỏan trên lại như ví dụ sau : Stainless Steel Round Bars AISI 304, Bright finish, non-magnetic, prime quality Sau đó Size(mm)- Quantity (MTS)-U.price (USD)- Amount Total Tổng số Tổng số Say: US Dollar .....Tổng số tiền only -The price is FOB HOCHIMINH PORT(incoterms 2000) -5% more or less in quality and value are acceptable at Buyer''''s option Đậu phộng: 1.Commodity : Peanuts kernels Origin : Viet Nam 2.Quality : -Moisture : 4% max -Foreign matter : 0.5% max -Defect :4% max Ngoài ra cũng có thể ghi như sau ở phần chất lượng : As Sample to be agreed by both parties (Sample No..) Sample is an internal part of this contract The seller should send (Vi dụ : 01 PC per size per color ) as shipping sample before shipment *Bây giờ ta đến điều khoản 3 là số lượng 3.Quantity : Ví dụ : 12,000 MTS 10 PCT more or less at buyer''''s option Lưu ý : Để tạo điều kiện thuận lợi trong khi thực hiện hợp đồng thì Quyền chọn thuộc về bên thuê tàu . Lấy ví dụ mua điều kiện nhóm E,F THÌ QUYỀN CHỌN thuộc về người mua, còn nhóm C,D thì quyền chọn thuộc về ngưới bán. Lưu ý MTS luôn có s 4.Price (Giá) : USD 210/MT FOB Ho Chi Minh City port, Viet Nam (Incoterms 2000) 5.Shipment (Vận tải): Ở điều khỏan này lưu ý có được phép chuyển hàng thành nhiều lần không, có được phép chuyển tải hàng không? Ngày giao hàng? Và có chứng từ tài liệu gì cần gửi cho nhà nhập khẩu sau 1,2 ngày giao hàng để nhà nhập khẩu nắm tình hình hàng hóa?Ước lượng thời gian đến, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng Ví dụ : -Time of shipment :Not later than November 9th,2007 (On or before November 9th,2007) -Partial shipment : Not allowed -Transhipment : Not allowed -Loading port : Ho Chi Minh city port in Viet Nam -Destination port : Indonesia main port -Notice of shipment : Within 2 day after the sailing date of carrying vessel to Indonesia, the Seller shall notyfy by cable to the Buyer the following informations: +L/C number +Name and Nationality of the vessel +Port of loading +Port of discharging +Estimation (Expected) time of arrival at discharging port 6.Packing and Marking : Phần này ta yêu cầu ghi quy cách đóng gói và mã hiệu. Ví dụ : Gạo: Rice to be packed in new single pp bag of 50 KGs with buyer''''s mark, hand -sewn at mouth with jute twine thread suitable for rough, hadling and sea transportation. The seller will supply 0.2% of new bags, free of charge, not including quantity of bag shipped Thép : Coil No, Net Weight, Gross weight, and label made in ... Hay Mill''''s standard export packing and marks, each coil must be stuck one label indicating quantity, size, net weight, gross weight and coil no Quần áo : At Buyer''''s instructions N0.....signed by both parties dated 05 November 2007 Ngoài ra ta có thể ghi : -Manufacture''''s standard: -Export standard 7.Payment : Phần thanh toán Phần này rất quan trọng , nội dung đề cập đến hình thức thanh toán nào (Có các hình thức thanh toán sau : Nhờ thu collection ,trong nhờ thu thì có nhờ thu phiếu trơn -Clean collection hay nhờ thu trả tiền lấy chứng từ Document again payment D/P, nhờ thủ chấp nhận trả tiền lấy chứng từ Document again Acceptance payment D/A; Chuyển tiền -Remitance ,chuyển tiền thì có chuyển tiền trước lấy hàng sau, hay Chuyển hàng rồi lấy tiền sau; Phương thức đổi chứng từ trả tiền CASH AGAIN DOCUMENTS CAD; Và cuối cùng là phuơng thức thanh toán tín dụng chứng từ letter of credit) Nếu là L/C thì là L/C trả ngay hay trả chậm, và thanh tóan tại ngân hàng nào (Lưu ý ghi rõ chi nhánh), và chứng từ cần xuất trình để lấy hàng (Về phía nhà nhập khẩu ) và chứng từ cần xuất trình để lấy tiền (Về phía nhà xuất khẩu ) .Cụ thể : -Đồng tiền thanh toán:currency of payment -Thời hạn thanh toán : Time of payment Trả ngay :payment at sight ,trả chậm :usance payment, trả trước payment before or to be deposited -Phương thức thanh toán -Các chứng từ cần xuất trình để thanh toán: +Hối phiếu (Bill of exchange) +Các chứng từ gửi hàng : Vận đơn đường biển sạch (Clean bill of lading) Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance policy hay Insurance Certificate) Hóa đơn thuơng mại : Commercial invoice Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hóa ( Certificate of Quality) Giấy chứng nhận số lượng,trọng luợng hàng hóa ( Certificate of Quantity) Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin) Giấy chứng nhận đóng gói bao bì (Packing list) Ngoài ra có thể còn giấy Giấy chứng nhận vệ sinh -sanitary certificate; Giấy chứng nhận Kiểm dịch thực vật phytosanitary certificate;Giấy kiểm dịch ản phẩm động vật : Animal products sanitary inspection certificate) Ngoài ra còn có thể có Thời gian mở L/C Người thụ hưởng L/C : Tên Ngân hàng mở L/C Ngân hàng thông báo : Ví dụ :Nếu thanh tóan bằng CHUYỂN TIỀN : By T/T in favour of ...người thụ hưởng to the account No through VCB HCM CITY BRANCH VIETNAM 21 days after receipt and control of complete shipping document by party B -all original shipping documents must be delivered to party B latest 4 working days after sea shipment -Shipping documents consist of : + + + Ví dụ thanh toán bằng L/C: -By irrevocable L/C at sight in favour of ...,throgh the bank: Vietcombank Ho Chi Minh city branch Acocunt no... -All banking charges in VietNam to be for the Seller''''s Acount. All banking charges outside VietNam to be for the Buyer''''s account -Date of issue : Within 07 working days after the date of contract -Date and place of Expiry : November 21st ,2007 at Benificiary''''s country -issuing bank : -Document required for negotiation : +Full set (3/3) of "Clean on board" bill of lading consigned to the order of ngân hàng thông báo ,marked "Freight prepared" and notify the Buyer -Original certificate of origin issued by Chamber of Commerce and Industry of Viet Nam -Signed commercial invoice in origin :3 sets -Packing list :1 sets -Insurance policy Điều khoản 8: Warranty : Bảo hành thường có trong các hợp đồng nhập khẩu máy móc. Đối với các hàng hóa thông thường, nếu người bán không bảo hành sẽ ghi: Unless expressly stipulated on the face of this contract. Seller make no warranty or condition, or impliedly, as to the fitness suitability of the goods for any particular purpose (Ngoại trừ những điều đã ghi trong hợp đồng này. Người bán không chịu trách nhiệm bảo hành về tình trạng hàng hóa, cũng như sự phù hợp của hàng hóa với mục đích sử dụng của khách hàng) Machinery equipment shall be inspected at ....vị trí bốc hàng for the standard quality agreed by both parties Both paries will sign the acceptance protocol after test running of the machine at the buye''''s site. The seller provide for all damaged parts in period of 12 months from the date of signing acceptance protocol. (Trước khi xuống tàu máy sẽ được kiểm tra chất lượng theo như 2 phía đã thỏa thuận. Hai bên sẽ ký biên bản nghiệm thu sau khi chạy thử máy tại nhà máy của người mua và bên bán sẽ cung cấp phụ tùng thay thế cho các hư hỏng trong vòng 12 tháng kể từ ngày ký biên bản nghiệm thu) 9. Penalty : Phạt -Chậm gio hàng : in case of delay shipment, the seller has to pay to the buyer the penalty charge at 0.25% of delay goods value Hay In case delay of shipment happens, the maximum allowance is 15 days from the L/C opening date, the penalty for delay interest will be based on annual rate 15 percent of the total contract amount -Giao hàng không phù hợp chất lượng và sô lượng : In case of inadequate cargo as stipulation in contract, this cargo must be re-exported returning to the seller. -Phạt hủy hợp đồng If buyer or seller wanted to cancel the contract, 5% of total contract value would be charged as penalty to that party -Phạt chậm thanh toán: If the seller has implemented the articles of the contract exactly, the buyer does not pay to the seller through TTR 15 days after shipment date the buyer has to compensate for the seller 3 % of the total contract value 10. Insurance Nếu mua theo điều kiện nhóm E,F,CFR,CPT thì người mua tự mua bảo hiểm Insurance : To be covered by the buyer Trong trường hợp người bán mua bảo hiểm thì phải nêu rõ mua 3 điều khỏan : +Điều kiện cần mua bảo hiểm (A,B,C) +Gía trị hàng hóa được bảo hiểm (Thường 110%) +Nơi khiếu nại, đòi bồi thường Insurance : Covered by the seller, covering "All Risks" for 110% of Invoice value. Insurance certificate showing claim payable at Ho Chi Minh City, VietNam by the Vietnam insurance Company, Ho Chi Minh city branch Nhân tiện : Bàn thêm về bảo hiểm Trong điều khoản bảo hiểm hàng hóa của Hiệp hội bảo hiểm Lodon ban hành năm 1912 và sửa đổi năm 1963 bao gồm 3 điều kiện bảo hiểm chủ yếu : 1.FPA : Free from Particular average Không bảo hiểm tổn thất riêng : Đây là mức bảo hiểm hàng hóa thấp nhất vận chuyển bằng đuờng biển, trong đó người bảo hiểm không chịu trách nhiệm bảo hiểm tổn thất riêng trừ khi tàu hoặc xà lan mắc cạn, đấm hoậc cháy. Để hiểu tốt hơn, cần tìm hiểu về các khái niệm như tổn thất bộ phận (Partial loss), tổn thất toàn bộ (Total loss), tổn thất chung (General Average)... 2. Bải hiểm tổn thất riêng (With Particular Average -WA): Gồm các điểu kiện bảo hiểm từ FPA và thêm bảo hiểm tổn thất riêng nhưng phải có tính chất bất ngờ 3.Bảo hiểm mọi rủi ro (All risks-AR) :Bảo hiểm tất cả mọi rủi ro đặc biệt có tính chất bất ngờ trong quá trình chuyên chở Điều khoản bảo hiểm London mới xây dựng năm 1982 do Viện của người bảo hiểm London quy định thay thê cho các điều kiện bảo hiểm cũ. Gồm 3 điều sau : +Institute Cargo clause A -ICC(A) +Institute Cargo clause B -ICC(B) +Institute Cargo clause C -ICC(C) Về mặt toán học : Nếu mua theo EX WORKS : CIF = Ex WORKS + I1(Rủi ro trên đường từ vị trí bốc hàng đến cảng và lúc hàng chưa qua cầu tàu) + F1 (Cước chuyên chở từ vị trí bốc hàng đến cảng + F2 (Cước phí từ cảng đi đến cảng đến) + I (Phí bảo hiểm từ cảng đi đến cảng đến) CIF = FOB + (Cước phí từ cảng đi đến cảng đến) + I (Phí bảo hiểm từ cảng đi đến cảng đến) CIP ,CPT gióng hệt FCA nhưng người bán phải thuê phuơng tiện vận tải và chuển rủi ro ngay sau khi giao hàng cho ngừoi vận tải, do vậy vận chuyển hàng bằng Container thì nên thay CFR bang CPT và CIF bằng CIP VÌ CÁC LÝ DO SAU : +Nhanh chóng chuyển rủi ro +Lấy được hóa đơn sớm nên sớm đuợc thanh tóan +Chi phi kinh doanh it hon (Tuy nhiên neu XK gao voi khoi luong lon thi vẫn phai dung cac dieu kien: FOB,CFR;CIF) Bây giờ ta bán hàng với điều kiện CIF thì tính bảo hiểm như thế nào ? Muốn tính giá trị bảo hiểm thì phải có tỷ lệ ,thường ký hiệu là R do cơ quản bảo hiểm ấn định Tiếp đó ta phải tính giá trị được bảo hiểm, hợp đồng ta mua với giá CIF. Theo thông lệ quốc tế ước tính lời 10% nên giá trị bảo hiểm la 110% CIF hay CIF(a+1), trong đó a là mức dự kiến lời CIF = C+ F + I= C+ F + R x (a+1)CIF. Từ đây suy ra, giá CIF = (C+ F)(1+a)/(1-R) = (FOB+F)(1+a)/(1-R); Ta cũng dễ dàng tính ra mức phí bao hiểm : I= R * CIF*(a+1) Đối với hàng xuất khẩu : Người bán mua bảo hiểm cho hàng xuất I = R*(C+F)*(a+1) /(1-R) Đối với hàng nhập : Tức ở đây người mua tự mua bảo hiểm I = R*(C+F)/(1-R). Chú ý không còn (a+1) do người mua tự mua bảo hiểm, để giảm phí họ không tính thêm lời vào 11.Force majeure or act of god : Điều khỏan bất khả kháng The seller is not responsible for breach of contract due to the clauses of Force Majeure such as wars, embargoes , fire, floods, civil commotion ,insurrection, riots, strikes, earthquakes, tempests and goverment''''s restriction 12. Complaint : Khiếu kiện Any complaint of quality and quantity, if any, the buyer will inform the seller by fax about that effect.Then within 30 days from the day of discharging the buyer will lodge a formal claim with proper documents issued by Cty kiểm định recognised public survoyor. Such claim will be settled by the seller within 45 days upon receipt of the buyer''''s formal claim. After the above mentioned specified date all claims will become null and void. 13 Arbitration : Trọng tài in the course of excuting this contract, all disputes not reaching ar amicable agreement shall be setled by the Arbitration Committee of VietNam under the rules of the international chamber of commerce of which awards shall be final and binding both parties The fee for the arbitration and other charges shall be borne by the loosing party. 14. other clauses : -This contract is made in 06 English originals,each party keeps 3 -This contract comes into effect from signing date to February 21st, 2008 -Any change against the above clauses will be discused and confirmed by both parties and shall be valid only if made in written form Cuối cùng là phần ký tên For the seller For the buyer